Office Coördinator 32-40 uur

Word jij onze Office Coördinator voor de vestigingen in Midden Nederland?

Je bent de spil van deze vestigingen en draagt zorg voor een soepel verloop van de dagelijkse gang van zaken. In deze rol ondersteun je de vestigingsmanager niet alleen administratief, maar neem je ook coördinerende en signalerende taken op je die bijdragen aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijsproces.

Je bent aanspreekpunt voor studenten, collega’s en externe relaties, en speelt een actieve rol in het beheer van caseloads, verzuim, rapportages en de organisatie van de BOL/BBL en FLEX-opleidingen. Daarmee draag je bij aan een professionele, gastvrije en goed georganiseerde leer- en werkomgeving.

Taken en verantwoordelijkheden

Aanspreekpunt & coördinatie

Eerste aanspreekpunt voor studenten, cursisten, collega’s en gasten op de verschillende vestigingen (Utrecht, Arnhem etc). Zowel voor de studenten die overdag als ’s avonds les bij ons volgen (avond aanwezigheid in overleg te plannen)

Ziet toe op de naleving van huisregels en draagt bij aan een veilige en prettige omgeving

Signaleert knelpunten en onderneemt zelfstandig actie of schakelt door naar de vestigingsmanager

Onderwijs- en studentenondersteuning

Voorbereiden en coördineren van caseloadgesprekken en rapportages voor de vestigingsmanager

Ondersteunen bij (lichte) verzuimgesprekken met studenten

Coördineren van de uitvoering van intakes, voorlichtingen en diploma-uitreikingen in samenwerking met betrokken teams

Assisteren bij het organiseren en uitvoeren van examens en herkansingen (inclusief surveilleren waar nodig)

Operationeel beheer

Beheren en registreren van lesmaterialen, laptops, beamers en oefenmaterialen

Toezicht houden op onderhoud, facilitaire zaken en voorraadbeheer

Zorgen voor een representatieve uitstraling en gastvrije sfeer op de vestiging

Administratie & rapportage

Verzorgen van nauwkeurige dossieropbouw (o.a. verzuimbeheer en examenarchief)

Opstellen en aanleveren van gegevens en rapportages ter voorbereiding van overleg en besluitvorming.

Verwerken van post en beheren van communicatie richting hoofdkantoor en externe partijen.

Flexibele ondersteuning

Actief bijdragen aan de organisatie en coördinatie van FLEX-opleidingen

Waar nodig taken van de vestigingsmanager overnemen binnen de afgesproken kaders

Wat verwachten wij van jou?

HBO werk- en denkniveau bijvoorbeeld in Pedagogisch werk of Toegepaste Psychologie of Omgangskunde

Ervaring in een coördinerende of ondersteunende managementrol

Ervaring met administratieve en organisatorische processen, bij voorkeur binnen onderwijs

Oplossingsgericht, accuraat en stressbestendig

Je kunt zelfstandig werken en weet prioriteiten te stellen, maar je schakelt tijdig met de vestigingsmanager

Representatief, gastvrij en stevig in de schoenen bij incidenten

Ervaring met MS Office (Word, Excel, Outlook); affiniteit met rapportages en basisdata-analyse is een pre

In bezit van een BHV-diploma of bereid dit te behalen

In bezit van een rijbewijs

Wat kun je van ons verwachten?

Veelzijdige functie binnen een dynamische en groeiende organisatie met een informele werksfeer waarbij we ons allemaal met hart en ziel inzetten om de student of cursist te begeleiden naar zijn of haar nieuwe toekomst

Het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring, maximaal € 3.000 bruto per maand, op basis van een fulltime dienstverband (40 uur per week)

Ruimte voor eigen inbreng, ideeën en initiatieven

Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en doorgroeimogelijkheden

Contract voor bepaalde tijd met uitzicht op een vaste aanstelling

25 vakantiedagen (o.b.v. 40 uur)

8% vakantiegeld

Een individueel opleidingsbudget in het kader van het volgen van externe opleidingen

Kosteloze deelname aan opleidingen en trainingen via onze eigen Calder Academy

Pensioen via Zwitserleven

Een bijdrage aan een fitness abonnement via Bedrijfsfitness Nederland (3195 aangesloten sportlocaties)

Aantrekkelijk fietsplan

Reiskostenvergoeding

Capabel Onderwijs heeft geen CAO.

Over ons

Capabel Onderwijs verzorgt op diverse en online locaties Mbo-, branche erkend onderwijs binnen de sectoren zoals Zorg & Welzijn, Horeca, IT, Financieel & Administratief, HR & Juridisch, Marketing & Communicatie, Commercieel & Ondernemen en Logistiek. De Mbo-opleidingen zijn erkend door het Ministerie van Onderwijs, de vakopleidingen zijn branche- of wettelijk erkend.

Uniek aan ons Mbo-programma is dat deze opleidingen maar 52 lesweken duren met een looptijd van 9-15 maanden.

Capabel Onderwijs is een niet-bekostigde opleider, we zijn dus een commercieel bedrijf. Dit betekent dat we keuzes en investeringen bewust maken met daarbij altijd oog voor de student en de kwaliteit van het onderwijs.

Werken bij Capabel Onderwijs is werken bij een innovatieve en actieve organisatie. Capabel Onderwijs loopt voorop in de ontwikkeling van verkorte en erkende opleidingen voor volwassenen. Bij ons werken professionals die hun vak verstaan en trots zijn op ons bedrijf. Samen werken we aan de toekomst van onze studenten.

Bij Capabel Onderwijs werken ruim 250 medewerkers. Capabel Onderwijs maakt onderdeel uit van Calder Holding, een bundeling van bedrijven in de domeinen Onderwijs, Zorg en Werk.

Geïnteresseerd?

Heeft bovenstaande jou voldoende getriggerd om met ons kennis te maken? Solliciteer hier! Wil je eerst meer inhoudelijke informatie? Mail ons!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Note: A thorough understanding of the Dutch language is mandatory.