Mitarbeiter Empfang, Backoffice und Büroorganisation (m/w/d) in Vollzeit

Wer wir sind

MPB ist ein inhabergeführtes Business Center im Herzen von Köln. Seit 1999 bieten wir Unternehmen, Selbstständigen und Teams flexible Büroräume, Konferenzräume und persönliche Büroservices.

Ich führe MPB seit 2007, mittlerweile gemeinsam mit meinem Mann. Unser Unternehmen ist persönlich geprägt, bodenständig und familiär – bei uns gibt es keine anonymen Konzernstrukturen und keine langen Entscheidungswege.

Wir nehmen unsere Arbeit ernst, uns selbst aber nicht immer. Spaß bei der Arbeit, ein ehrlicher Umgang miteinander und gemeinsames Lachen gehören für uns ausdrücklich dazu.

Ein kleines Team – nach dem Musketier-Prinzip

Unser Team ist klein. Deshalb suchen wir nicht einfach irgendeine zusätzliche Arbeitskraft, sondern einen Menschen, der wirklich zu uns passt und langfristig Teil unseres Teams werden möchte.

Bei uns gilt sinngemäß das Prinzip der drei Musketiere: Einer für alle, alle für einen.

In einem kleinen Team kommt es auf jede einzelne Person an. Wir müssen uns aufeinander verlassen können, füreinander mitdenken und bei Bedarf auch gegenseitig unterstützen. Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Loyalität und Flexibilität sind für uns deshalb keine Floskeln, sondern die Grundlage unserer täglichen Zusammenarbeit.

Auch wenn jeder seinen eigenen Arbeitsbereich hat und phasenweise selbstständig arbeitet, lassen wir uns als Team nicht allein. Wir wünschen uns jemanden, der diesen Zusammenhalt genauso wichtig findet wie wir.

Deine Aufgaben

Die Stelle verbindet Empfang, Kundenservice, Backoffice und Büroorganisation. Dein Arbeitsalltag ist abwechslungsreich und umfasst unter anderem:

Empfang und Kundenservice

Betreuung unseres Empfangs

Persönliche Ansprechperson für Kunden, Gäste und Dienstleister

Annahme und Weiterleitung von Telefonaten

Telefonservice für unsere Kunden

Vorbereitung und Betreuung unserer Konferenzräume

Empfang und Unterstützung von Konferenzgästen

Regelmäßige Hausrundgänge

Reinigung und Pflege der Kaffeemaschinen

Backoffice und Sekretariatsservice

Allgemeine Backoffice- und Sekretariatsarbeiten

Bearbeitung unseres umfangreichen täglichen Postversands

Pflege und Aktualisierung von Kundendaten

Pflege zahlreicher Excel-Listen

Digitale und physische Ablage von Unterlagen

Ablage, Scannen und Dokumentation von Mietverträgen

Strukturierte Verwaltung und zuverlässige Wiederauffindbarkeit von Dokumenten

Gestaltungsfreiheit bei der Organisation

Für die Ablage und Organisation gibt es bei uns keine starren Vorgaben. Wichtig ist, dass Unterlagen vollständig, nachvollziehbar und schnell wiederzufinden sind.

Du kannst dafür dein eigenes System entwickeln und die Abläufe so organisieren, wie sie für dich am besten funktionieren. Wenn du gerne Strukturen schaffst, Listen pflegst und Ordnung in Dokumente und Daten bringst, erhältst du bei uns den nötigen Gestaltungsspielraum.

Selbstständiges Arbeiten gehört dazu

Du erhältst eine gründliche und persönliche Einarbeitung. Anschließend organisierst du deinen Arbeitsbereich weitgehend selbstständig.

Insbesondere während Urlaubszeiten gibt es Phasen, in denen du den Empfangs- und Backofficebereich allein betreust. Du solltest dich daher auch dann wohlfühlen, wenn nicht ständig Kolleginnen oder Kollegen neben dir sitzen.

Gleichzeitig hast du täglich Kontakt zu unseren Kunden, Gästen und Dienstleistern. Du solltest offen auf Menschen zugehen und Freude am persönlichen Austausch haben.

Das solltest du mitbringen

Absolute Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit

Loyalität und Interesse an einer langfristigen Zusammenarbeit

Freude an der Arbeit in einem kleinen, eng verbundenen Team

Bereitschaft, für andere mitzudenken und bei Bedarf einzuspringen

Eine strukturierte und gut organisierte Arbeitsweise

Freude daran, eigene Abläufe und Ordnungssysteme zu entwickeln

Sorgfalt bei der Pflege von Daten, Listen und Dokumenten

Diskretion im Umgang mit Kunden- und Vertragsdaten

Freude am Kundenkontakt und ein ausgeprägter Dienstleistungsgedanke

Ein freundliches, offenes und professionelles Auftreten

Flexibilität und Teamgeist

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit dem PC

Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel

Eine kaufmännische Ausbildung oder Berufserfahrung am Empfang beziehungsweise im Backoffice ist von Vorteil, aber keine Voraussetzung. Auch Quereinsteiger sind herzlich willkommen, wenn sie sicher am PC arbeiten, gut organisiert sind und gerne mit Menschen umgehen.

Ein Führerschein wird nicht benötigt.

Arbeitszeiten

40 Stunden pro Woche

Montag bis Freitag von 8:30 bis 17:00 Uhr

Wochenenden immer frei

Wenig bis keine Überstunden

Das bieten wir dir:

Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Kundenkontakt

Freiheit bei der Organisation deiner Ablage und Arbeitsabläufe

Eine gründliche und persönliche Einarbeitung

Eine langfristige berufliche Perspektive

Ein kleines, familiäres und verlässliches Team

Kurze und direkte Entscheidungswege

Ein Arbeitsumfeld, in dem gemeinsam gelacht wird

28 Urlaubstage

Wahlweise einen Parkplatz oder ein Deutschlandticket

Kostenloses Mineralwasser und Kaffee

Geregelte Arbeitszeiten und freie Wochenenden

Einen zentral gelegenen Arbeitsplatz am Hansaring in Köln

Einstieg ab sofort

Du suchst nicht nur einen Arbeitsplatz, sondern möchtest Teil eines kleinen Teams werden, das zusammenhält und sich aufeinander verlassen kann? Du arbeitest gerne selbstständig, bist gut organisiert und hast Freude am Kundenkontakt?

Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

Gehalt: 2.650,00€ - 2.800,00€ pro Monat

Leistungen:

Firmenevents

Kostenlose Getränke

Kostenloser Parkplatz

Arbeitsort: Vor Ort