Office Manager

Viseven Group - міжнародна MarTech компанія, що спеціалізується на інтерактивному контенті та хмарних рішеннях для глобальних фармацевтичних компаній з 2009 року. Постійне зростання та саморозвиток закладені в нашій корпоративній ДНК. Наші унікальні розробки та підходи активно використовуються більш ніж у 50 країнах світу. Рішення Viseven представлені на великих галузевих заходах у Барселоні, Філадельфії, Лондоні тощо.

Команда, яка швидко зростає, включає понад 700+ висококваліфікованих технічних і нетехнічних експертів: front- і back-end розробників, BA фахівців та менеджерів, які створюють, локалізують і налаштовують програми у офісах по всьому світу: Житомир (Україна), Таллінн (Естонія), Познань (Польща), Нью-Делі (Індія), Бриджвотер (США).

Опис вакансії:

Ми шукаємо ініціативного та позитивно налаштованого офіс-менеджера, який стане цінним надбанням для нашої команди та забезпечить ефективну організацію робочих процесів у нашому офісі в Житомирі.

Обов'язки:

Управління телефонними дзвінками та кореспонденцією, ведення документообігу в офісі (зберігання, підписання, переклад за потреби)

Зустріч відвідувачів та робота з ними, забезпечення високих стандартів гостинності

Управління закупівлями та постачанням офісних товарів

Контроль доставки продуктів харчування, канцелярії та господарських товарів, меблів, загальної функціональності офісу

Допомога в організації відряджень (купівля квитків та страховок, бронювання готелів), підтримка співробітників під час поїздок, підготовка та оформлення різних видів запрошень для іноземних клієнтів і партнерів

Забезпечення сучасного та комфортного офісного простору з дизайном, що надихає на роботу

Координація роботи зовнішніх підрядників: перекладачів, нотаріусів, ріелторів, кур'єрів, водіїв, сервісних служб тощо

Допомога в організації загальнокорпоративних заходів та активностей, ініціювання й організація локальних подій для підтримки залученості співробітників, тімбілдингів тощо

Підтримка HR-відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань

Підтримка позитивної атмосфери в офісі, своєчасна ескалація виявлених проблем

Підготовка звітів та збір даних щодо функціонування системи екологічного менеджменту (EMS) та екологічних аспектів діяльності

Вимоги:

Базовий досвід на адміністративних позиціях (офіс-менеджер, персональний асистент, асистент відділу)

Висока увага до деталей, самоорганізованість та вміння працювати в режимі багатозадачності

Рівень англійської мови upper-intermediate для спілкування з клієнтами та іноземними гостями

Впевнений користувач ПК, гарне знання MS Office

Навички вирішення проблем

Що ми пропонуємо?

Команда має для нас велике значення, тому ми цінуємо її та надаємо можливість кожному ділитися своїм баченням, втілювати власні ідеї, зростати у професійному середовищі, зберігаючи баланс між роботою та особистим життям.

Приєднавшись до Viseven, ви отримаєте:

Конкурентоспроможну винагороду та регулярний перегляд заробітної плати

Професійне та кар'єрне зростання

Оплачувану відпустку - 18 робочих днів на рік (20 робочих днів після 2 років співпраці)

Лікарняний без підтверджуючих документів - 4 робочих дні на рік

Документально оформлений лікарняний - 20 робочих днів на рік

Відпустку по сімейних обставинах - 3 оплачуваних робочих дні (у разі одруження, народження дитини або тяжкої втрати)

Комплексне медичне страхування (включаючи курс масажів та фізіопроцедур)

Курси вивчення англійської мови

Можливість участі в професійних форумах і конференціях

Регулярні корпоративні заходи та тімбілдінги

Досвідчену команду та дружню атмосферу

Приємне робоче середовище: комфортний, повністю обладнаний офіс та можливість працювати вдома