Responsable cellule commande (H/F)

La Direction des Bâtiments Régionaux est une direction opérationnelle qui a en charge l'ensemble des questions liées au patrimoine bâti et non bâti dont la Région est propriétaire.

Au sein de la DBR, le Service d'Assistance Financière et Administrative (SAFA) est en charge, entre autres

La co-construction avec la direction du Plan Pluriannuel d'Investissement (PPI), des budgets et des documents comptables de références (garantie de la bonne exécution du budget de la Direction) ;

La réalisation de l'ensemble des écritures comptables et des pièces comptables et financières nécessaire à la bonne réalisation des travaux et des contrats de marché publics afférents. (respect des règles de la comptabilité publique) ;

L'élaboration des engagements et des des bons et lettres de commandes pour l'ensemble des opérations de la direction.

Un accompagnement organisationnel de la Direction est en cours et peut amener à quelques ajustements sur les missions proposées.

Le pôle commande du Service d'Assistance Financière et Administrative (SAFA) a, notamment, pour mission la passation et l'exécution financière et administrative des commandes pour l’ensemble de la Direction et de l’exécution des lettres de commande hors marchés. Ce pôle est également en charge de la passation des marchés à bons de commande.

En collaboration avec la direction, et sous l'impulsion du chef du service d'assistance financière et administrative, l’agent a pour mission de :

Contribuer à l'élaboration, au suivi et à l'exécution du budget de la Direction de la DBR dans le cadre des décisions budgétaires de la Région ;

Participer à l'élaboration de la prospective budgétaire ;

Garantir l'exécution de l'ensemble des actes et opérations comptables ;

Veiller au bon fonctionnement de l’équipe sous sa responsabilité (bi-sites de 9 agents) ;

Assurer en lien avec les deux managers du service un rôle transversal d’accompagnement au sein de la Direction, échange

d'information financière, comptable...

Sécuriser, fiabiliser et stabiliser les procédures sur le plan juridique, administratif et financier ;

Développer en lien avec le responsable du pôle maîtrise d'ouvrage les réflexions et les analyses autour de problématiques

permettant d'améliorer les process sur son domaine de compétence.

Activités attendues sur le poste :

Sous la responsabilité du responsable de service,

Management :

Encadrer l’équipe de la cellule commande en bi sites (9 agents) ;

Organiser et piloter le pôle commande et gérer l'activité concernant l'élaboration des engagements et des bons / lettres de commandes pour l'ensemble des opérations de la direction.

Gestion et suivi des ressources budgétaires :

Valider l'ensemble des demandes de commandes pour la Direction (en amont et vérification avant mise en signature ;

Sécuriser les process, veiller à harmoniser les pratiques entre les agents et l'exactitude des imputations comptables ;

Participer à réaliser les travaux préparatoires en lien avec le chef de service pour l'élaboration des phases de préparation

budgétaire, de prospectives, et le suivi et le contrôle de l'exécution budgétaire de la direction et du respect des règles comptables et budgétaires ;

Mettre en place et alimenter les outils de suivi financier spécifiques aux commandes ;

Mettre en place un système de relance régulier des entreprises sur leurs facturations en lien avec les services techniques pour solder les engagements sur son périmètre d’intervention.

Appui technique, conseil et coordination :

Contribuer à l'élaboration des procédures financières ;

Participer à la coordination et au suivi des projets transversaux et assurer le suivi au sein de la direction ;

Assurer la mise en place de la dématérialisation des pièces comptables de manière générale ;

Assurer un rôle de conseil et d'appui aux sollicitations et accompagnement aux changements ;

Assurer l'interface entre les services opérationnels, le service juridique / marché publics, la direction des finances, la paierie régionale, les entreprises et la direction.

Management des Ressources Humaines :

Participer à l'élaboration des fiches de poste des agents du pôle commandes ;

Réaliser l'entretien professionnel annuel des agents ;

Recenser les besoins de formation, veiller au développement des compétences ;

Suivre le temps de travail et les congés des collaborateurs.

Compétences techniques :

Comptabilité d'engagement ;

Procédures comptables, administratives et financières (M57) ;

Code des Marchés Publics ;

Processus décisionnel de la collectivité ;

Aptitude au management et à travailler en équipe ;

Savoir élaborer et suivre le budget de la direction ;

Maitriser la comptabilité publique territoriale ;

Maitriser les outils informatiques et logiciels financiers (ex : GDA, Excel, Word, PowerPoint, e parapheur).

Compétences relationnelles :

Rigueur ;

Autonomie, Réactivité ;

Animation et travail en équipe ;

Diplomatie ;

Esprit d'analyse ;

Disponibilité ;

Confidentialité.