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KOL Office Manager (m/w/x)

ZEISS Group

unknownPosted Aug 4, 2026
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Skills

sap

About the role

Ihr Profil

Administrative und compliance-gerechte Abwicklung von KOL-Beauftragungen, Verträgen und Vergütungen in Abstimmung mit internen Schnittstellen

Organisation von Reisen, Hotels, Meetings, Workshops und Events inklusive Vor- und Nachbereitung

Professionelle Korrespondenz mit externen Expertinnen und Experten sowie internen Ansprechpartnern in Deutsch und Englisch

Pflege von Übersichten, Ablagen, Tracking-Listen und relevanten Stammdaten zur Sicherstellung transparenter Dokumentation und Nachverfolgbarkeit

Mitwirkung bei der Budgetplanung sowie laufende Überwachung und Nachverfolgung des Abteilungsbudgets inklusive Kostenkontrolle, Rechnungsprüfung und Abstimmung offener Vorgänge

Erstellung und Pflege von Budgetübersichten, Forecasts und Auswertungen als Entscheidungsgrundlage für die Abteilung

Ihr Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Sekretariat oder Office Management, alternativ ein Studium mit wirtschaftlichem, administrativem oder vergleichbarem Schwerpunkt

Erfahrung in Office Management, kaufmännischer Administration, Budgetkoordination oder einer vergleichbaren organisatorischen Rolle, idealerweise in einem internationalen Umfeld

Sehr gute Organisationsfähigkeit, Serviceorientierung und eine strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise

Freundliches, verbindliches Auftreten sowie sichere Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern

Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365; Erfahrung mit SAP, Concur oder Dokumentenmanagementsystemen ist von Vorteil

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Your ZEISS Recruiting Team: Sabrina Rieker

Questions about this role

Click "Apply with AI Applyd" above and you are done. Your resume is rewritten for this advert, the screening questions are answered, and it is submitted on ZEISS Group's own hiring system. No retyping your history, no fourteen tabs, no evening lost.

Compensation varies by seniority, employer size, and location. When this listing publishes a salary band you'll see it in the badge row above the description.

You never touch the form - the application is filled and submitted for you on ZEISS Group's own hiring system. It is not marked sent when we press submit. It is marked sent when a confirmation from their system arrives at the address we apply with, and your dashboard shows which stage each application is at until then.

Twelve applicant tracking systems have a real apply path: Workday, Greenhouse, Lever, Ashby, Workable, iCIMS, Personio, Recruitee, Teamtailor, Rippling, Breezy and SmartRecruiters. Your application goes in on the employer's own hiring system, never into an aggregator queue.

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