Chargé(e) de gestion comptable, financière et juridique– Office manager (H/F)

AVITY est un cabinet d’avocats indépendant à taille humaine, implanté à Bordeaux et intervenant principalement en droit des affaires, droit immobilier, construction, urbanisme et contentieux.

Dans le cadre de son développement et de la structuration de ses fonctions support, le cabinet recherche un ou une chargé(e) de gestion comptable et financière – Office manager.

En lien direct avec les associés, vous occuperez une fonction centrale dans le pilotage administratif, comptable et opérationnel du cabinet.

Le poste comporte une dimension comptable et financière significative, représentant environ 50 % du temps de travail. Il s’adresse donc prioritairement à une personne disposant d’une formation ou d’une expérience concrète en comptabilité, gestion ou finance d’entreprise, souhaitant exercer une fonction plus transverse au sein d’une structure à taille humaine.

Vos missions

1. Gestion comptable et financière

Vous assurerez le suivi quotidien de la gestion comptable et financière du cabinet, en coordination avec notre cabinet d’expertise comptable.

Vos missions comprendront notamment :

la saisie, l’enregistrement et le contrôle des opérations comptables courantes ;

le suivi de la comptabilité clients et fournisseurs ;

le contrôle, le classement et l’archivage des factures et justificatifs ;

la préparation et le suivi des règlements fournisseurs ;

le suivi des encaissements et des mouvements bancaires ;

la réalisation des rapprochements bancaires ;

la gestion et le contrôle des notes de frais ;

la préparation des éléments nécessaires aux déclarations de TVA ;

la préparation et la transmission des pièces nécessaires aux situations intermédiaires et aux clôtures annuelles ;

le suivi de la trésorerie et l’actualisation des prévisions de trésorerie ;

la préparation de tableaux de bord et d’indicateurs de gestion destinés aux associés ;

le suivi des budgets, charges, abonnements et dépenses récurrentes du cabinet.

Vous constituerez l’interlocuteur ou l’interlocutrice privilégié(e) du cabinet d’expertise comptable pour la transmission des pièces, le traitement des demandes et le suivi des échéances.

2. Facturation, règlements et recouvrement

Vous prendrez également en charge le suivi du cycle de facturation du cabinet :

préparation, émission et contrôle des factures clients ;

suivi des provisions et des échéanciers de règlement ;

contrôle de la bonne affectation des encaissements ;

suivi des comptes clients et identification des retards de paiement ;

mise en œuvre et suivi des relances ;

préparation des états de facturation et de recouvrement ;

alerte de la direction sur les échéances, anomalies ou difficultés identifiées ;

participation à l’amélioration des procédures de facturation et de recouvrement.

3. Gestion administrative et organisation du cabinet

En complément de vos missions comptables et financières, vous participerez au bon fonctionnement administratif du cabinet :

suivi des contrats, assurances, abonnements, fournisseurs et prestataires ;

organisation et archivage des documents administratifs et contractuels ;

suivi des échéances administratives, sociales et juridiques du cabinet ;

coordination des relations avec les partenaires extérieurs ;

gestion des commandes, équipements et besoins matériels ;

suivi de certains dossiers liés à la gestion du personnel ;

préparation et mise à jour des procédures internes ;

accompagnement des associés dans le suivi des projets de développement du cabinet ;

participation à l’amélioration des outils de gestion et de l’organisation des fonctions support.

4. Coordination interne et appui à la direction

Vous exercerez une fonction de coordination entre les associés, les avocats, les collaborateurs administratifs et les prestataires du cabinet.

À ce titre, vous pourrez notamment intervenir sur :

le suivi des décisions prises par la direction ;

la préparation de réunions internes et de documents de pilotage ;

la centralisation et la circulation des informations utiles ;

le suivi de certains projets organisationnels ;

l’identification des difficultés ou dysfonctionnements et la proposition de solutions ;

l’accompagnement du cabinet dans la structuration et la formalisation de ses méthodes de travail.

Vous justifiez d’une première expérience réussie en comptabilité, gestion administrative et financière, cabinet d’expertise comptable ou service administratif et financier.

Une expérience dans un cabinet d’avocats, une étude notariale, un cabinet de conseil ou une autre profession réglementée serait appréciée, mais n’est pas indispensable.

Vous maîtrisez notamment :

les mécanismes de base de la comptabilité générale ;

le suivi de trésorerie ;

la comptabilité clients et fournisseurs ;

la préparation des éléments de TVA ;

les rapprochements bancaires ;

Excel et les outils bureautiques courants ;

l’utilisation ou la prise en main de logiciels de comptabilité, de facturation et de gestion.

La maîtrise d’Excel, notamment pour la création et le suivi de tableaux de bord, constitue un élément important du poste.

Vos qualités

Nous recherchons une personne :

rigoureuse, méthodique et fiable ;

particulièrement à l’aise avec les chiffres ;

capable d’identifier une anomalie et d’en rechercher l’origine ;

autonome dans l’organisation de son travail ;

attentive au respect des échéances ;

capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de hiérarchiser les priorités ;

dotée d’un bon relationnel et d’un réel sens du service ;

force de proposition dans l’amélioration des outils et des procédures ;

faisant preuve de discrétion et respectant une stricte confidentialité.

Vous appréciez les environnements dans lesquels la polyvalence, l’autonomie et la prise d’initiative sont valorisées.

Pourquoi rejoindre AVITY ?

En rejoignant AVITY, vous intégrerez un cabinet à taille humaine dans lequel votre fonction ne sera pas cantonnée à l’exécution de tâches administratives.

Vous bénéficierez :

d’un lien direct et quotidien avec les associés ;

d’un périmètre comptable et financier concret et responsabilisant ;

d’une réelle autonomie dans l’organisation de vos missions ;

d’une vision globale du fonctionnement et de l’activité du cabinet ;

de la possibilité de proposer et de mettre en œuvre de nouveaux outils de gestion ;

d’un poste évolutif, au cœur de la structuration et du développement du cabinet ;

d’un environnement professionnel stimulant, au contact du droit, de l’entreprise et de sujets économiques variés.

Candidature

Merci de nous transmettre votre CV accompagné de quelques lignes présentant :

votre expérience en comptabilité et en gestion financière ;

les outils comptables ou logiciels de gestion que vous maîtrisez ;

vos disponibilités ;

vos prétentions salariales.

Rémunération : 27 000,00€ à 36 000,00€ par an

Avantages :

Travail à domicile occasionnel

Lieu du poste : En présentiel