Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) - Geschäftsführung DACH

CooperVision, ein Unternehmen der The Cooper Companies, Inc. (NYSE:COO), ist einer der weltweit führenden Hersteller weicher Kontaktlinsen.

Wir produzieren eine Vielzahl an Einmalkontaktlinsen- und Monatslinsen, die alle auf modernsten Materialien und Designs basieren. Wir haben langjährige Erfahrung mit den schwierigsten Sehkorrekturen wie etwa Astigmatismus und Presbyopie und bieten das umfassendste Sortiment an sphärischen, torischen und multifokalen Produkten auf dem Markt.

Durch die Kombination von innovativen Produkten und dem direkten Kontakt zu Kontaktlinsenspezialisten und Kontaktlinsenspezialistinnen sorgen wir für eine erfrischende Perspektive auf dem Markt.

Damit das so bleibt, suchen wir mehr denn je Mitarbeitende, die Leidenschaft für Technologie mit Begeisterung für Erfolg verbinden. Nur so lässt sich die Zukunft als Vorteil für alle gestalten: für unsere Kunden und Kundinnen, für Kontaktlinsentragende, das Unternehmen und für Dich. Packen wir’s gemeinsam an!

Wir suchen ab sofort für unseren Standort in Darmstadt:

Personal Assistant & Office Manager (m/w/d) - Geschäftsführung DACH / Vollzeit

Das bringst du mit:

Du bist eine serviceorientierte Persönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent und arbeitest gerne selbstständig. Dabei denkst du vorausschauend, erkennst Handlungsbedarfe frühzeitig und findest pragmatische Lösungen. Mit deinem professionellen Auftreten, deiner Kommunikationsstärke und deinem hohen Maß an Diskretion schaffst du Vertrauen auf allen Ebenen.

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation

Mehrjährige Berufserfahrung in der Geschäftsführungsassistenz, im Office Management oder in einer vergleichbaren Position

Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzen und mehrere Themen gleichzeitig zu steuern

Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit einer ausgeprägten Hands-on-Mentalität

Professionelles Auftreten, sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift, sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Ansprechpartnern

Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein

Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint)

Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Sicheres Auftreten im Umgang mit Führungskräften und unterschiedlichen Stakeholdern auch auf internationaler Ebene

Teamgeist, Eigeninitiative und die Bereitschaft, Prozesse aktiv mitzugestalten und kontinuierlich zu verbessern

Die Fähigkeit, auch in dynamischen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren, vorausschauend zu handeln und als zentrale Schnittstelle einen echten Mehrwert für das Unternehmen zu schaffen.

Das bieten wir dir:

Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit hoher Sichtbarkeit und direkter Zusammenarbeit mit dem Geschäftsführer und seinem Geschäftsleitungsteam

Ein internationales Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und einer offenen Unternehmenskultur

Viel Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, Prozesse und Projekte aktiv mitzuentwickeln

Hybrides Arbeitsmodell für eine ausgewogene Balance zwischen Beruf und Privatleben

Ein strukturiertes Onboarding für einen erfolgreichen Start

Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten in einem global agierenden Unternehmen

Attraktive Vergütung sowie betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen

Employee Stock Purchase Plan zur Teilhabe am langfristigen Unternehmenserfolg

Bike-Leasing, Corporate Benefits und attraktive Mitarbeiterrabatte

30 Urlaubstage sowie zusätzliche Freistellungen für besondere persönliche Anlässe

Internationale Projekte und Mitarbeitendeninitiativen zu Themen wie Diversity & Inclusion, Women's Mentoring und Work-Life-Balance

Deine Aufgaben:

Als Persönliche Assistenz des Geschäftsführers und Office Manager (m/w/d) übernimmst du eine zentrale Schlüsselrolle in unserem Unternehmen. Du sorgst dafür, dass unser Geschäftsführer optimal unterstützt wird, Prozesse reibungslos funktionieren und sich Mitarbeitende, Kunden und Geschäftspartner jederzeit professionell betreut fühlen. Dabei arbeitest du eigenverantwortlich, behältst auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und bringst dich aktiv mit Ideen zur Optimierung von Prozessen ein.

Als zentrale Ansprechperson unterstützt du unseren Geschäftsführer im strategischen und operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass organisatorische Abläufe effizient und reibungslos funktionieren.

Du koordinierst und steuerst eigenverantwortlich einen komplexen Kalender, sowieTermine, Meetings und Geschäftsreisen und stellst sicher, dass auch bei vielen parallelen Themen nichts aus dem Blick gerät und stellst die Nachverfolgung sicherWichtige Präsentationen, Berichte, Protokolle und Managementunterlagen bereitest du eigenständig, professionell und mit einem hohen Qualitätsanspruch vor.

Als zentrale Schnittstelle im Unternehmen repräsentierst Du im Austausch mit Mitarbeitenden, Führungskräften, Kunden, Lieferanten und weiteren Geschäftspartnern unser Unternehmen kompetent und serviceorientiert.

Du steuerst die Büroorganisation, bearbeitest eingehende Anfragen und sorgst dafür, dass Informationen schnell und zuverlässig ihren Weg finden.

Für ein modernes und professionelles Arbeitsumfeld koordinierst du externe Dienstleister, unterstützt bei Facility-Themen und hältst organisatorisch die Fäden zusammen.

Du begleitest neue Mitarbeitende bei ihrem Start ins Unternehmen und trägst durch die Organisation eines gelungenen Onboardings zu einer positiven Employee Experience bei.

Gemeinsam mit HR und anderen Fachbereichen unterstützt du administrative Prozesse und bereichsübergreifende Projekte.

Mit deinem Blick für Verbesserungen hinterfragst du bestehende Abläufe, bringst eigene Ideen ein und gestaltest Prozesse aktiv mit.

Vertrauliche Informationen behandelst du jederzeit mit höchster Diskretion und Professionalität.