Event Manager H/F - Abbaye des Vaux de Cernay & La Ferme

Description de l'entreprise

Paris Society réinvente l’hôtellerie en s’installant dans le monument iconique, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay, devenu un des plus beaux hôtels de campagne en France.

Ancien monastère cistercien datant du XIIe siècle, l’Abbaye des Vaux-de-Cernay se situe dans le diocèse de Versailles, à 50 km du centre de Paris ; au cœur de la forêt de Rambouillet dans la Vallée de Chevreuse. Abbaye entame désormais, avec Paris Society, une nouvelle page de son histoire, prête à rayonner à travers le monde et crée ainsi une nouvelle signature hôtelière s’illustrant grâce à des prestations uniques telles que

144 chambres présentes sur 3 bâtisses

4 restaurants et 2 bars

des espaces séminaires

un Spa et des espaces bien-être

un éventail d’activités

Description du poste

Rattaché.e à la/le Director of Groups & Events, le/la Event Manager H/F est le/la garant.e de l’expérience client en matière de réalisation et d’organisation d’évènements, ainsi que de la qualité de ces derniers. Il/Elle assure la pleine satisfaction des clients de la signature du contrat jusqu’au départ du client.

Les missions principales :

1- Relation clients :

Est en charge de la première « Rencontre » client, dans le but de mettre en œuvre et de gérer les services tels que négociés et vendus par l'équipe de vente groups & events après signature du contrat

Gère de manière globale l’événement et s'assure du bon déroulement de ce dernier conformément aux spécifications

Est l’interlocuteur/trice unique du client avant, pendant et après la prestation

Accueille le client et l’accompagne pendant toute la durée de son séjour / événement

2- Technique Métier / Production / Organisation :

Gère le dossier dans son ensemble : à la fois gestion des Rooming lists avec le client et gestion des besoins en matière d’espaces réunion, prestation Food & Beverage, Spa et activités ; en prenant soin de mettre à jour tous les logiciels (Delphi, Opéra..) nécessaires pour un suivi de l’activité et réalisation des forecasts

Etablit un lien transversal permanent avec tous les services de l’hôtel : accueil, bar, restaurant, hébergement, technique, spa, activités, etc.et coordonne avec ces derniers le bon déroulé de l’événement

Responsabilité de la rédaction et distribution des BEO (fiches de fonction) dans tous les services de l’hôtel selon les délais définis dans les procedures events / opération

Assistera au BEO Meeting qui seront organisés de manière hebdomadaire

En charge de la gestion des prestataires externes éventuels

Suivi post event :

Assure le suivi post-événement en réalisant un debrief avec les clients et autres membres de l’équipe sales et/ou opérationnelle pour mesurer la satisfaction et identifier les futurs besoins

S’assure de la facturation, est garant des paiements, en collaboration les équipes comptables de l’hôtel

3- Autres responsabilités :

Est en charge de la proposition des offres en fonction des cotations effectuées et de la politique commerciale afin de développer des ventes complémentaires

Commercialise et gère les groupes / événements (hébergement et restauration et/ou centre de conférence) à moins de 21 jours (Last Minute)

Assiste le Chef de Service dans l’élaboration et la mise à jour des documents internes ; mise à jour des menus, capacités et autres produits dans Delphi

Se porte garant de l'expérience et de la satisfaction clients conformément à nos critères de qualité internes et dans le respect des délais qualité impartis et de la constance dans ces domaines

Veille avec un soin particulier à l’éventuelle gestion des plaintes et le suivi des actions.

Qualifications

Au minimum 3 à 5 ans ans d’expérience dans un poste similaire en hôtellerie de luxe et / ou premium

Maitrise du français et de l’anglais impératif

La maîtrise des logiciels OPERA Cloud et Delphi serait un plus

Excellentes aptitudes de communication, à l’oral comme à l’écrit

Vous êtes reconnu(e) pour être une personne proactive, créative, pragmatique, organisée et avec un sens des responsabilités

Vous maîtrisez la culture de l’hôtellerie luxe et êtes sensible à tous les codes de cet univers

Doté.e d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe et de partage, vous êtes un communicant et un facilitateur

Capacité à s’adapter, relever des challenges et remettre en question le statut-quo afin de satisfaire les besoins d’une clientèle exigeante,

Orienté client sans perdre de vue l’atteinte des objectifs ambitieux

Responsable hiérarchique

Catering & Event Manager / Director of Groups& events

Lieu : Route de l'Abbaye, 78720 Cernay-la-ville, France

Notre philosophie :

Le Groupe Paris Society recrute et reconnait tous les talents.

« L’hospitalité est une valeur d’avenir, et nous entendons bien l’incarner. » Laurent de Gourcuff

Informations supplémentaires

AVANTAGES ACCOR (une fois la période d’essai passée) :

Tarif préférentiels exclusif dans les hôtels Accor

30% de réduction F&B (hors Mama Shelter)

Gain de points de fidélité

20% sur les thalasso /SPA (jusqu’à 30% sur Willowstream)

30% sur les boutiques Novotel/SoBoutique by Sofitel (20% sur les boutiques Fairmont)

30% sur les green fees (Fairmont, Raffles, Swisshotel)

Offre flash

AVANTAGES ABBAYE :

50% sur tous les produits ‘brandés’ Abbaye (hors collab) en boutique

Journée d’anniversaire (journée autorisé payée à partir d’un an d’ancienneté, 1 semaine avant ou après la date)

1 repas pour 2pax par an dans un des restaurants de l’Abbaye (sur réservation)

1 nuit offerte par an (lundi-jeudi selon disponibilité, PDJ inclus, 2 pax, sur réservation)

Remboursement du pass Navigo à 100%

Valorisation du repas à 6,80 € - FOODLES

Pick-up depuis les gares (Rambouillet, Essarts-le-Roi, Saint Remy les Chevreuses)

Prime de cooptation

Assistante sociale (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)

Aide juridique (5j/7 par téléphone, + 1 j par mois en présentiel)

Cours de français et cours d’anglais (formation, développement, accompagnement aux différentes formations)

Noël des enfants du personnel

E-learning, good habits : formations gratuites sur application

Uniforme fourni et blanchi

Logement (selon profil)

à partir d’un an d’ancienneté

** pour les salariés basés à l'Abbaye uniquement