Stage Assistant.e des Services Généraux/ Office Manager (F/H)

Montreuil, France

QUI SOMMES NOUS ?

Simplon est un organisme de formation à impact appartenant au champ de l'économie sociale et solidaire labellisé Datadock, Global Compact, ESUS et Qualiopi. Sa mission est de rendre accessibles les compétences et métiers du numérique à toutes et tous pour répondre aux besoins de l'économie d'aujourd'hui et de demain.

Présent en France et à l'international au travers de 120 campus, Simplon a formé plus de 40 000 personnes depuis sa création en 2013. Se former à la tech, simplement, avec Simplon !

Notre équipe d'environ 200 collaborateurs de tous horizons n’attend que vous !

MISSIONS

Assurer la qualité de vie au travail et le bien-être des collaborateurs :

Événementiel interne : Co-piloter la conception et la logistique des évènements internes et externes du groupe.

Gestion des demandes internes : Participer à la supervision et à l'optimisation de l’outil de ticketing des Services Généraux, en veillant à la rapidité de traitement et à la satisfaction des collaborateurs.

Gestion des approvisionnements : Suivre de manière autonome les stocks, réaliser les commandes de fournitures, de mobilier et de consommables pour le siège de Montreuil.

Appels d'offres : Participer activement à la réalisation de benchmarks et à la gestion d'appels d'offres (analyse du business model, grilles de critères, choix du prestataire).

Facility Management, Sécurité des bâtiments et gestion immobilière :

Pilotage et Maintenance Multitechnique (Hard Services) : Effectuer des rondes quotidiennes et proactives pour inspecter le bâtiment, identifier les dysfonctionnements (chauffage, ventilation, climatisation, électricité, plomberie) et garantir le confort des usagers.

Interventions : Prendre en charge les interventions de premier niveau ou participer à la planification et la coordination des techniciens et artisans spécialisés.

Gestion des Prestataires (Soft Services) : Suivre et contrôler au quotidien la qualité des prestations délivrées par les entreprises sous-traitantes partenaires (propreté/nettoyage des locaux, tri sélectif et gestion des déchets, sécurité).

Sécurité & Conformité Réglementaire (ERP) : Veiller au strict respect des normes de sécurité au sein des locaux classés ERP, participer à la tenue du Registre de Sécurité et à l'organisation des vérifications réglementaires obligatoires annuelles.

Aménagement des Espaces : Contribuer à l'optimisation et à la réalisation opérationnelle des réaménagements internes ou des petits travaux de rafraîchissement.

Assurer la gestion administrative des Services Généraux :

Politique de déplacements : Centraliser, vérifier et valider les demandes de déplacements professionnels des collaborateurs sur l'outil dédié.

Mouvements de personnels : Assurer le suivi logistique des entrées et sorties des salariés sur les divers outils internes.

Communication interne et Intranet : Actualiser régulièrement l'intranet de Simplon concernant la vie des bâtiments et les consignes logistiques.

Flux documentaires : Gérer et distribuer le courrier aux services concernés.

Compétences attendues

Vous effectuez une formation de type Bac+3 en immobilier/services généraux, administration/gestion, et vous cherchez un stage dans un environnement varié et stimulant.

Vous avez une bonne communication orale et écrite

Vous êtes curieux, dynamique, avez une bonne capacité d’adaptation et une bonne réactivité qui vous permettent de gérer simultanément plusieurs missions.

Expérience souhaitée

Débutant accepté

Informations sur le poste :

Date de début : Immédiatement

Contrat et temps de travail : Stage 6 mois (35h / semaine)

Rémunération : Minimum légal

Localisation : Montreuil

Rejoindre Simplon c'est :

#Avantages : Tickets restaurants, Congés d’entreprise

#Sens : Avoir un vrai impact sur l’insertion professionnelle de ceux qui en ont besoin

#Opportunités : Bénéficier de vraies possibilités d’évolution et de formation continue