Team Assistant (m/w/d)

Team Assistant (m/w/d)

Standort: Hybrides Arbeiten (mit ggf. Reisebereitschaft je nach Team-Bedarf) Berichtet an: General Manager Vertragsart: Unbefristet / Vollzeit

Hybrid-Arbeitsort: 3 Tage pro Woche im Büro in Berlin – 2 Tage im Homeoffice

Rollenübersicht

In dieser Schlüsselposition fungieren Sie als unverzichtbare Stütze für die Geschäftsführung und die strategischen Fachabteilungen. Sie bringen durch Ihre langjährige Erfahrung Ruhe und Struktur in dynamische Prozesse. Als proaktive/r Projektkoordinator/in optimieren Sie operative Abläufe und managen interne sowie externe Stakeholder souverän.

Ihre Hauptaufgaben

1. Support & Projektkoordination

Kalendermanagement: Eigenverantwortliche Planung und Priorisierung Terminkalender sowie die Organisation nationaler und internationaler Reisen.

Meeting-Management: Effiziente Organisation, Vorbereitung und Nachbereitung von (Führungs-)Meetings, inklusive Agenda-Setting und ggf. Protokollführung.

Kommunikationsdrehscheibe: Proaktives Management der Korrespondenz sowie Funktion als zentraler Ansprechpartner für interne Abteilungen und externe Partner.

Projekt-Tracking: Unterstützung bei der Überwachung von Workstreams, Fristen und operativen Kennzahlen (KPIs).

Intercompany Relations: Aktive Pflege der Beziehungen zwischen den verschiedenen Konzerngesellschaften (Intercompany), um einen reibungslosen Informationsfluss sicherzustellen.

2. Veranstaltungs- und Schnittstellenmanagement

Schnittstelle Event/Leadership: Sie agieren als erste/r Ansprechpartner/in und organisatorisches Bindeglied zwischen dem Eventmanagement und dem Leadership-Team.

Veranstaltungs-Organisation:Unterstützung bei derOrganisation von Veranstaltungen, von der logistischen Planung bis zur operativen Umsetzung vor Ort.

Event-Management: Organisation von (virtuellen) Workshops, Team-Events und Schulungen inklusive Location-Suche und Vor-Ort-Betreuung.

3. Finanz- und Prozessmanagement

Budget & Controlling: Unterstützung bei der Budgetplanung sowie kontinuierliches Tracking der Ausgaben (P&L Support).

Beschaffungswesen: Erstellung von Purchase Orders (POs), Rechnungsprüfung und Vendor-Management.

Prozessoptimierung: Identifikation von Prozesslücken und eigenständige Entwicklung neuer Abläufe zur Effizienzsteigerung.

Ihr Profil

Berufserfahrung: Mehrjährige, fundierte Erfahrung (idealerweise 10+ Jahre) in einer vergleichbaren Assistenz- oder Projektkoordinationsfunktion.

Branchenkenntnis: Gutes Verständnis für die Strukturen im Gesundheitswesen oder Life-Science-Bereich.

Sprachkenntnisse: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

IT-Affinität: Sicherer Umgang mit MS Office, Google Workspace sowie modernen Kollaborations-Tools (Zoom, Teams).

Persönlichkeit:

Proaktivität: Sie denken stets einen Schritt voraus, erkennen Bedarfe eigenständig und handeln lösungsorientiert („Self-Starter“).

Souveränes Auftreten, hohe Diskretion und ausgeprägtes Organisationstalent unter Zeitdruck.

Teamplayer-Mentalität in einem multikulturellen Umfeld.

Our Focus on Oncology

Menarini has made a strong, strategic commitment to Oncology, combining innovative therapeutic solutions with advanced liquid biopsy-based diagnostics to drive faster, more effective, and precise patient management.

Our oncology portfolio has been significantly strengthened through the acquisition of Stemline Therapeutics and key licensing agreements, marking our entry into the U.S. oncology market and expanding our presence in Europe and beyond.

Key examples of our cutting-edge work include:

Targeted Therapies: Developing first-in-class targeted therapies for rare hematological cancers, including a treatment for blastic plasmacytoid dendritic cell neoplasm (BPDCN), and licensed oral agents for hematologic cancers and solid tumors, such as a first-in-class Selective Inhibitor of Nuclear export compound (for which we hold commercialization rights in Europe).

Endocrine Therapies: Advancing late-stage oral therapies, like a Selective Estrogen Receptor Degrader (SERD), for the treatment of hormone receptor-positive advanced breast cancer.

Advanced Diagnostics: Our affiliate, Menarini Silicon Biosystems (MSB), is a pioneer in rare cell analysis and non-invasive diagnostics. Their Circulating Tumour Cell (CTC) Test is the only FDA-cleared blood test for detecting and counting CTCs in certain metastatic cancers.

This is an exciting time of growth and development for the company. We invite talented individuals to join us in shaping and building the future of the Menarini Stemline Oncology business.