Project Accounting Representative

In this role, you will be responsible for processing invoices and subcontractor requisitions for payment by established policies and procedures. You will also be responsible for the entry of owner billings into the accounting system by establishing policies and procedures.

Your responsibilities will include:

Obtaining proper approval on invoices and requisitions and accurately enter data on a timely basis into the accounting system

Obtaining owner invoices from the project manager and ensure accurate entry of data on a timely basis into the accounting system

Entering all subcontracts and purchase orders into the accounting system and ensure all forms have been properly executed Communicate any deficiencies to project management

Obtaining insurance certificates from subcontractors and ensure proper coverages. Communicate with vendors when insurance coverages expire and obtain new certificates. Communicate the need for waivers for inadequate coverage to project management

Maintaining detail of insurance coverages through the contract log of the accounting system

Maintaining detail of subcontractor notices through the contract log of the accounting system

Obtaining appropriate progress and final lien waivers from vendors before payment

Communicating the need for additional cost codes to project management

Identifying vendor disputes and forward them to project management for resolution

Preparing for and assist in audits when required

Preparing voucher package for jobs as required

Preparing retainage vouchers and obtains approvals upon notification of job closeout from project management

Performing other tasks as assigned by the Project Accounting Manager

Education/Experience:

Two-year business or accounting degree or equivalent combination of training and experience

To thrive in this role, you'll need:

Basic understanding of accounting and auditing procedures and techniques

Knowledge of construction industry procedures related to accounts payable processing

Excellent interpersonal skills and the ability to work as a team player

Proficiency with Word and Excel applications

Ability to communicate effectively, both orally and in writing

At Haskell, we offer a comprehensive benefits package, including health insurance, retirement plans, professional development opportunities, and more. Join us and be part of a team where your contributions make a difference.

Environmental Factors and/or Physical Requirements:

While performing the duties of this job, this position is required to have ordinary ambulatory skills sufficient to visit other locations; and the ability to stand, walk, stoop, kneel, crouch, and manipulate (lift, carry, move) light to medium weights of 10-50 pounds. Requires good hand-eye coordination, and arm, hand and finger dexterity, including the ability to grasp, and visual acuity to use a keyboard, operate equipment and read application/form information. The associate frequently is required to sit, reach with hands and arms, talk, and hear.

Haskell will make reasonable accommodations in compliance with the Americans with Disabilities Act of 1990 and the Americans with Disabilities Act Amendments Act of 2008. The job description will be reviewed periodically as duties and responsibilities change with business necessities. Essential and marginal job functions are subject to modification.

Haskell is a Drug-Free Workplace.

¿Estás listo para impulsar tu carrera y comenzar el MEJOR trabajo de tu vida? Haskell se compromete a brindarte los recursos necesarios para que crezcas y descubras tu potencial. Promovemos un entorno que fomenta las ideas innovadoras y te permite desarrollar la mejor manera de realizar el trabajo.

El Equipo de Construcción y Manufactura apoya a todos los grupos de entrega de Haskell en la empresa y en los proyectos en todo México. El Equipo de Construcción y Manufactura es responsable de proporcionar el personal de gestión de campo, desde el operario hasta el Superintendente del Proyecto. El Equipo de Construcción y Manufactura también brinda apoyo logístico a los miembros del equipo, incluyendo, entre otros, el establecimiento de viáticos, camiones de la empresa para los superintendentes y la coordinación de la llegada de los miembros del equipo según sea necesario en el proyecto. El Equipo de Construcción y Manufactura ofrece capacitación continua a los miembros de nuestro equipo para apoyar su desarrollo, desde operarios de nivel inicial, mediante cursos presenciales y en línea, hasta programas de aprendizaje en las jurisdicciones locales. Haskell te ayuda a ascender en la jerarquía; descubrirás nuevas maneras de usar tanto tu mente como tus manos para realizar el trabajo.

Unirte a nuestro Equipo de Construcción y Fabricación te permitirá construir los edificios de los que dependen las personas, colaborando con tu equipo para superar obstáculos y solucionar problemas en la obra utilizando tus habilidades. En los proyectos de construcción se forman redes sólidas porque todos los miembros del equipo dependen de cada uno para realizar el trabajo.

En este puesto, usted fungirá como Representante de Contabilidad de Proyectos, responsable de apoyar las actividades financieras del proyecto, incluyendo facturación, seguimiento de costos, reportes y coordinación con los equipos de proyecto. Garantizará la precisión y el cumplimiento de las normas contables mientras mantiene una comunicación sólida con las partes interesadas internas y clientes externos.

Responsabilidades del Puesto:

Preparar, procesar y revisar facturas de proyectos de acuerdo con los términos del contrato

Dar seguimiento a costos, presupuestos, compromisos y pronósticos del proyecto

Monitorear horas de trabajo, gastos y facturación de subcontratistas

Apoyar a los gerentes de proyecto con reportes financieros, análisis de variaciones y actualizaciones de estatus

Mantener documentación financiera precisa y organizada para cada proyecto

Coordinar con clientes respecto a preguntas de facturación, aprobaciones y procesamiento de pagos

Apoyar actividades de cierre de mes, incluyendo reconocimiento de ingresos y acumulaciones

Asegurar el cumplimiento de políticas contables internas y requisitos de auditoría

Resolver discrepancias relacionadas con facturación, codificación de costos o datos financieros

Comunicarse regularmente con contabilidad, gestión de proyectos y subcontratistas

Brindar un excelente servicio al cliente a las partes interesadas internas y externas

Otras funciones asignadas

Educación/Experiencia:

Título técnico o licenciatura en Contabilidad, Finanzas, Negocios o campo relacionado (preferente)

De 1 a 3 años de experiencia en contabilidad o administración financiera de proyectos (preferente)

Experiencia en entornos de ingeniería, construcción o servicios profesionales (beneficiosa)

Conocimientos, Habilidades, Licencias y Certificaciones:

Sólido entendimiento de principios básicos de contabilidad y procesos de facturación de proyectos

Dominio de Microsoft Excel y software de gestión financiera

Gran atención al detalle y fuertes habilidades organizativas

Capacidad para trabajar en un entorno con plazos ajustados y múltiples prioridades

Excelentes habilidades de comunicación y servicio al cliente Factores Ambientales y/o Requisitos Físicos: El trabajo es principalmente en oficina. Debe poder sentarse, pararse y levantar hasta 20 libras según se requiera.

Haskell ofrece un paquete de beneficios muy sólido y completo. Algunas de nuestras ofertas son:

Planes de seguro médico

Oportunidades de desarrollo profesional y capacitación para mejorar sus habilidades y avanzar en su carrera

Horario flexible y opciones de trabajo remoto

Programas de asistencia a empleados para el bienestar físico y mental

Oportunidades Oportunidades de crecimiento y desarrollo dentro de la organización

¡Y mucho más!

Factores ambientales y/o requisitos físicos:

Para desempeñar las funciones de este puesto, se requieren habilidades de movilidad básicas para desplazarse a otros lugares; y la capacidad de estar de pie, caminar, agacharse, arrodillarse, ponerse en cuclillas y manipular (levantar, transportar, mover) objetos de peso ligero a medio (de 10 a 50 libras). Se requiere buena coordinación mano-ojo y destreza en brazos, manos y dedos, incluyendo la capacidad de agarrar, y agudeza visual para usar un teclado, operar equipos y leer información de solicitudes/formularios. El empleado con frecuencia debe sentarse, extender los brazos y las manos, hablar y escuchar.

Empleador que ofrece igualdad de oportunidades/Veteranos protegidos/Personas con discapacidades:

Haskell es un lugar de trabajo libre de drogas.