Expert(e) principal(e) en gestion de la paie (Contrat)/ Senior Payroll Specialist(Contract)

À propos de SMARDT

En tant que pionnier mondial de la technologie des refroidisseurs centrifuges sans huile, avec une gamme croissante de solutions de gestion thermique, Smardt s'engage à fournir des systèmes à haut rendement et économes en énergie aux industries, aux promoteurs immobiliers, aux établissements de santé et aux centres éducatifs du monde entier. Nous exploitons des sites de production aux États-Unis, au Canada, en Allemagne, en Chine et en Australie, avec une équipe de plus de 900 employés. En mettant l'accent sur la fiabilité, la performance et la responsabilité environnementale, Smardt continue de redéfinir les normes du secteur grâce à une ingénierie de pointe et à son engagement en faveur d'un avenir plus durable.

SMARDT poursuit l’expansion de ses activités en Amérique du Nord et est à la recherche d’un(e) Expert(e) principal(e) en gestion de la paie à fort impact afin d' élaborer et maintenir à jour les dossiers de conception électrique des refroidisseurs et des pompes à chaleur afin de répondre aux besoins commerciaux, de production et de service après-vente.

Résumé du Rôle

Ce poste est un remplacement de congé de maternité d’une durée de 24 mois pour un(e) gestionnaire de la paie responsable de superviser l’ensemble des opérations de paie au Canada et aux États-Unis pour une organisation en forte croissance comptant plus de 500 employés. Le rôle est essentiel pour assurer l’exactitude de la paie, la conformité réglementaire, la production de rapports et la continuité des opérations durant une période de transition importante, tout en soutenant les améliorations de processus et les initiatives de transformation des systèmes RHIS.

Principales Responsabilités

Superviser l’ensemble du traitement de la paie pour les entités canadiennes et américaines en assurant l’exactitude et le respect des échéanciers.

Assurer la conformité avec les réglementations fédérales, provinciales, étatiques et locales en matière de paie au Canada et aux États-Unis.

Gérer les activités liées à la paie, incluant les salaires, retenues, avantages sociaux, bonis, commissions et traitements de fin d’année.

Agir comme principal point de contact pour les questions liées à la paie auprès des employés, des équipes RH, des Finances et des organismes externes.

Collaborer avec les équipes des Ressources humaines et des Finances afin d’assurer l’exactitude des données employés et des processus de paie.

Participer aux projets d’amélioration des systèmes RHIS/paie et soutenir les initiatives de transformation et d’optimisation des processus.

Profil Recherché

Expérience

8 à 10 ans d’expérience progressive en gestion de la paie multi-pays, particulièrement au Canada et aux États-Unis.

Expérience démontrée dans la gestion autonome de la paie pour des organisations comptant plus de 500 employés dans un environnement en forte croissance.

Expérience avec des plateformes RHIS telles que BambooHR, Workday et/ou SAP.

Compétences:

Maîtrise avancée d’Excel et fortes capacités analytiques et de production de rapports

Participer aux initiatives et intégrations de systèmes RHIS/paie, y compris les projets de migration impliquant Workday et/ou SAP

Excellente expérience pratique avec ADP Comprehensive Payroll

Français et anglais avancés.

Profil Académique

Baccalauréat en comptabilité, finances, ressources humaines, administration des affaires ou domaine connexe, un atout.

Les certifications CPP, PCP ou autres certifications liées à la paie constituent un atout

Ce qui rend ce poste unique

Salaires compétitifs

Prestations (médicales, dentaires) payées à 100 %

Une équipe dynamique et une entreprise à fort potentiel de croissance

Événements d'entreprise et activités de consolidation d’équipe

Formation continue et opportunité de développement professionnel

Les candidats doivent se soumettre à une vérification de leurs antécédents judiciaires et de leurs références avant d'être embauchés.

La capacité de communiquer en français avec notre équipe au Québec est importante.

Nous travaillons dans un environnement multiculturel et international, de solides compétences en anglais sont également requises pour interagir avec nos fournisseurs et notre équipe internationale.

SMARDT Air est un employeur qui respecte pleinement l’égalité des chances. Nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et diversifié et encourageons les candidatures de personnes de tous horizons, notamment, sans s’y limiter, en ce qui concerne la race, la couleur, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité ou l’expression de genre, l’origine nationale, l’âge, le handicap, le statut d’immigration ou toute autre caractéristique protégée par la loi.

About SMARDT

As a global pioneer in oil-free centrifugal chiller technology with an expanding portfolio of thermal management solutions, Smardt is dedicated to delivering high-efficiency and energy-saving systems for industries, real estate developments, health care and educational centers worldwide. We operate manufacturing facilities in the US, Canada, Germany, China, and Australia, with a team of over 900 employees. With a focus on reliability, performance, and environmental stewardship, Smardt continues to redefine industry standards through advanced engineering and a commitment to a more sustainable future.

SMARDT is continuing to its operations across North America and is seeking a high-impact Payroll Manager to develop and maintain up-to-date electrical design records for chillers and heat pumps in order to meet commercial, production, and after-sales service needs.

What We're Looking For:

This role is a 24-month maternity leave replacement for a Senior Payroll Specialist responsible for leading end-to-end payroll operations across Canada and the U.S. for a rapidly growing organization of 500+ employees. The position plays a critical role in ensuring payroll accuracy, compliance, reporting, and operational continuity during a key transition period, while also supporting process improvements and upcoming HRIS transformation initiatives.

What You'll Do:

Own and manage end-to-end payroll processing for all U.S. and Canadian entities,

ensuring accurate and timely payroll execution for approximately 500 employees with

planned growth to 700+ employees.

Administer weekly and bi-weekly payroll cycles using ADP Comprehensive Payroll or

another system

Ensure compliance with all federal, state/provincial, and local payroll regulations

across the U.S. and Canada.

Manage payroll-related activities including earnings, deductions, benefits, bonuses,

commissions, garnishments, taxable benefits, vacation accruals, and year-end

processing.

Manage payroll-related third-party payments including benefits providers,

garnishments, retirement plans, and government remittances.

Lead payroll audits, reconciliations, and reporting to ensure data integrity and

compliance. Maintain payroll documentation, standard operating procedures, and

internal controls to support scalability and audit readiness.

Prepare and review payroll tax filings, ROEs, T4s, W-2s, and other statutory reporting

requirements.

Serve as the primary point of contact for payroll inquiries from employees, Finance,

HR, and external agencies.

Issue and review Records of Employment (ROEs), RL-1s, and other country/province

specific statutory documentation.

Partner closely with HR and Finance teams to ensure accurate employee data

management and payroll accounting.

Partner with Human Resources to administer payroll-related programs including

workers’ compensation, employment insurance, CNESST, group benefits, and leave

programs.

Maintain and improve payroll processes, controls, and documentation to support

scalability and operational efficiency.

Support HRIS/payroll systems initiatives and integrations, including planned migration

initiatives involving Workday and/or SAP.

Participate in HRIS/payroll implementation projects, testing, data validation, parallel

runs, and process optimization activities.

Ensure confidentiality and security of payroll and employee information.

Monitor legislative and regulatory changes impacting payroll practices in both

countries and implement required updates.

Generate payroll analytics, headcount reports, and ad hoc reporting for leadership as

needed.

Recommend and implement continuous process improvements and automation

opportunities.

What You'll Bring:

Experience:

Proven experience independently managing payroll for organizations with 500+

employees in a high-growth environment.

Strong hands-on experience with ADP Comprehensive Payroll required.

Experience processing payroll in both the United States and Canada, including

knowledge of payroll taxes, statutory deductions, year-end reporting, and

employment legislation.

Experience working with HRIS platforms such as BambooHR, Workday, and/or SAP.

Prior involvement in HRIS/payroll system implementation or migration projects

strongly preferred.

Strong understanding of payroll accounting, reconciliations, and internal controls.

Demonstrated ability to manage payroll operations as an individual contributor with

full ownership and accountability.

Skills and Competencies:

High level of accuracy, attention to detail, and problem-solving capability.

Strong organizational and time management skills with the ability to manage multiple

deadlines.

Excellent communication and stakeholder management skills.

Advanced Excel skills and strong reporting/analytical capabilities.

Experience in a manufacturing, engineering, or multi-entity environment is an asset.

Education:

Bachelor’s degree in Accounting, Finance, Human Resources, Business Administration,

or related field preferred.

CPP (Certified Payroll Professional), PCP, or related payroll certification considered an

asset.

What We Offer:

Competitive salary

100% employer-paid medical and dental benefits

Dynamic team within a high-growth company

Company events and team-building activities

Ongoing training and professional development opportunities

Candidates will be required to undergo a background and reference check prior to hiring.

The ability to communicate in French with our Quebec team is important. We operate in a multicultural and international environment, so strong English skills are also required to collaborate effectively with our suppliers and global team.

Please note that Smardt does not accept unsolicited resumes from recruiters or employment agencies. In the absence of a signed Services Agreement with agency/recruiter, we will not consider or agree to payment of any referral compensation or recruiter fee.

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