Assistenz Internal Services / Shared Services / Geschäftsführung (m/w/d)

Die FLC-GROUP ist eine mittelständische Unternehmensgruppe im Bereich Gemeinschaftsverpflegung, Catering und Versorgungsdienstleistungen. Wir arbeiten für Schulen, Kitas, soziale Einrichtungen, Behörden, Unternehmen und weitere Geschäftskunden. Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung und unseres Bereichs Internal Services suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine zuverlässige, strukturierte und engagierte Assistenz.

Die Position eignet sich auch für Personen auf Junior-Level, die bereits erste Erfahrung im Büro, in der Verwaltung, im Assistenzbereich, in der Hotellerie/Gastronomie, im Kundenservice oder in vergleichbaren organisatorischen Tätigkeiten gesammelt haben und sich fachlich weiterentwickeln möchten.

Aufgaben

Du unterstützt die Geschäftsführung und den Bereich Internal Services im Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass interne Abläufe sauber vorbereitet, nachgehalten und dokumentiert werden.

Zu deinen Aufgaben gehören insbesondere:

Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft

Terminplanung, Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen

Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Schriftverkehr und Wiedervorlagen

Erstellung, Pflege und Ablage von Dokumenten, Listen, Vorlagen und internen Unterlagen

Unterstützung bei Vertragsunterlagen, Angebotsunterlagen, Schreiben und administrativen Vorgängen

Koordination interner Rückfragen zwischen Geschäftsführung, Operations, Finance, HR und weiteren Bereichen

Unterstützung im Bereich Posteingang, Dokumentenmanagement und allgemeine Büroorganisation

Pflege von Stammdaten, Übersichten, Fristen und einfachen Auswertungen

Unterstützung bei Bestellungen, Dienstleisterkommunikation und organisatorischen Aufgaben

Vorbereitung interner Entscheidungsgrundlagen und Nachhalten offener Punkte

Unterstützung bei Projekten, Prozessverbesserungen und internen Strukturthemen

Bereiche von Internal Services

Internal Services ist bei uns die zentrale Schnittstelle für viele interne Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Dazu gehören insbesondere:

Geschäftsführungsassistenz und Büroorganisation

Vertrags- und Dokumentenmanagement

Personaladministration und HR-Schnittstellen

Finance- und Buchhaltungs-Schnittstellen

Einkauf, Bestellwesen und Lieferantenkommunikation

Fuhrpark- und Versicherungsverwaltung

IT-, System- und Prozesskoordination

Qualitätsmanagement, Hygiene- und Behördenkommunikation als Schnittstelle

Facility Management, Post, Ablage und interne Verwaltung

Projektkoordination und interne Organisationsentwicklung

Du musst nicht in allen Bereichen bereits Erfahrung mitbringen. Wichtig ist, dass du strukturiert arbeitest, zuverlässig bist und dich schnell in neue Themen einarbeiten kannst.

Qualifikation

Dein Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Studium oder vergleichbare praktische Erfahrung

Erste Berufserfahrung im Büro, in der Assistenz, Verwaltung, Organisation oder im Kundenservice von Vorteil

Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und Excel

Strukturierte, sorgfältige und verbindliche Arbeitsweise

Freundliches, professionelles und diskretes Auftreten

Organisationstalent und Freude daran, Dinge nachzuhalten und sauber zu dokumentieren

Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und sich in neue Themen einzuarbeiten

Verständnis dafür, dass in einem mittelständischen Unternehmen auch pragmatisch angepackt werden muss

Benefits

Das bieten wir Ihnen:

Eine vielseitige Position mit direkter Anbindung an Geschäftsführung und Internal Services

Ein breites Aufgabengebiet mit Einblick in viele Unternehmensbereiche

Kurze Entscheidungswege und ein praxisnahes Arbeitsumfeld

Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden mittelständischen Unternehmens

Eine strukturierte Einarbeitung in unsere internen Abläufe

Ihr Wunschgetränk immer gut gekühlt im Kühlschrank

Nutzung der Poolfahrzeuge / Dienstwagen

Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen

Die Möglichkeit, Strukturen und Prozesse aktiv mitzugestalten

Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Unternehmen

Gründliche Einarbeitung in Ihre Aufgaben und Abläufe

Enge Zusammenarbeit mit Führungskräften und Geschäftsleitung

Entwicklungsmöglichkeiten im Bereich HR und Administration

Kollegiales Miteinander und eine praxisnahe Unternehmenskultur

Moderne Arbeitsmittel und strukturierte Prozesse

Leistungsgerechte Vergütung

Berufliche Bildung

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenfreies Mittagessen

Entschädigung für Reisekosten

Firmenlaptop

Bitte sende uns deine Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittstermin und Gehaltsvorstellung.

Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen, die zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert arbeiten und Lust haben, in einem vielseitigen mittelständischen Unternehmensumfeld Verantwortung zu übernehmen.